Effizienter arbeiten: Welche Geschäftsprozesse Unternehmen regelmäßig überprüfen sollten

Viele Abläufe in Unternehmen entstehen aus einem konkreten Bedarf heraus. Eine Rechnung braucht eine Freigabe, für eine Bestellung wird ein Genehmigungsweg eingerichtet, Kundendaten landen in einem bestimmten System. Solche Lösungen funktionieren zunächst. Ändern sich später Software oder Zuständigkeiten, bleibt der ursprüngliche Prozess allerdings häufig bestehen – selbst wenn inzwischen andere gesetzliche Anforderungen gelten.

Dadurch sammeln sich Arbeitsschritte an, deren Zweck kaum noch jemand hinterfragt. Für sich genommen kosten sie vielleicht nur wenige Minuten. Wiederholen sie sich täglich oder ziehen sie sich durch mehrere Abteilungen, wird daraus schnell ein beträchtlicher Aufwand. Regelmäßige Prozessprüfungen setzen an dieser Stelle an und zeigen, ob ein etablierter Ablauf noch zur heutigen Arbeitsweise passt.

Buchhaltung: Wo doppelte Arbeit besonders schnell auffällt

In der Buchhaltung laufen Informationen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen. Eine eingehende Rechnung wird zunächst geprüft, danach freigegeben und schließlich bezahlt sowie verbucht. Medienbrüche fallen hier entsprechend stark ins Gewicht.

Auch bei der Digitalisierung der Buchhaltung zeigt sich, dass schlecht integrierte Systeme zusätzlichen Aufwand verursachen können. Wird eine Rechnung beispielsweise per E-Mail weitergeleitet und später noch einmal manuell in ein anderes System übertragen, erhöht sich neben dem Arbeitsaufwand auch das Risiko vermeidbarer Fehler.

Strukturierte Rechnungsformate ermöglichen eine automatisierte und medienbruchfreie Weiterverarbeitung, sodass Rechnungsdaten nicht erneut eingegeben werden müssen.

So wird bei einer Prozessprüfung häufig sichtbar, dass Buchhaltung und Zahlungsverkehr noch getrennt voneinander arbeiten, obwohl die benötigten Informationen längst digital vorliegen.

Das Geschäftskonto gehört ebenfalls auf den Prüfstand

Bankverbindungen werden im Unternehmensalltag selten regelmäßig hinterfragt. Ist ein Geschäftskonto einmal eingerichtet, bleibt es häufig über Jahre bestehen. Das Unternehmen selbst entwickelt sich in dieser Zeit weiter. Vielleicht steigt das Transaktionsvolumen, zusätzliche Personen benötigen Zugriff oder eine neue Buchhaltungssoftware verändert den bisherigen Zahlungsprozess.

Damit verschiebt sich auch das Anforderungsprofil an das Konto. Bei der Bewertung bieten sich einige konkrete Prüfpunkte an:

• Kosten und Konditionen im Verhältnis zu Transaktionsvolumen und tatsächlicher Nutzung
• Anbindung an Buchhaltungssoftware und Zahlungsverkehr
• Zugriffs-, Freigabe- und Überweisungslimits für mehrere Personen

Passen Kontomodell und betriebliche Abläufe dauerhaft nicht mehr zusammen, kommt ein Wechsel des Geschäftskontos infrage. Geschäftspartner müssen dann über die neue Bankverbindung informiert werden; zugleich ist zu prüfen, ob steuerliche oder organisatorische Angaben angepasst werden müssen.

Die Kontoführungsgebühr allein sagt deshalb wenig darüber aus, wie gut ein Konto zum Unternehmen passt. Aussagekräftiger ist der gesamte Ablauf zwischen Zahlungsverkehr und Buchhaltung.

Freigaben wachsen häufig mit der Organisation

In jungen Unternehmen genügt für viele Vorgänge zunächst eine kurze Rücksprache. Mit zunehmender Größe werden daraus oft feste Genehmigungswege. Was Kontrolle schaffen soll, kann im Laufe der Zeit allerdings dazu führen, dass mehrere Personen denselben Vorgang prüfen, obwohl sich der Informationsstand dadurch kaum verändert.

Besonders aufschlussreich sind Stellen, an denen Vorgänge regelmäßig ins Stocken geraten. Wartet eine Bestellung mehrere Tage auf eine Freigabe, obwohl Betrag und Lieferant bereits geprüft wurden, spricht das dafür, den Ablauf genauer zu prüfen. Dasselbe gilt, wenn die Genehmigung längst im System dokumentiert ist, anschließend aber zusätzlich per E-Mail bestätigt wird.

Kontrollen müssen deshalb nicht entfallen. Manchmal liegt die Ursache der Verzögerung schlicht in einer Zuständigkeit, die nicht eindeutig geregelt ist. In anderen Fällen stammen die Freigabegrenzen noch aus einer Unternehmensphase, in der ganz andere Größenordnungen galten.

Einkauf und Lieferantenprozesse verändern sich unbemerkt

Routinen im Einkauf können länger bestehen bleiben als die Bedingungen, unter denen sie entstanden sind. Aus einer gelegentlichen Bestellung wird beispielsweise ein regelmäßig wiederkehrender Vorgang, während derselbe Ablauf unverändert fortgeführt wird. Auch Mengen oder Lieferantenbeziehungen können sich inzwischen deutlich verändert haben.

Im Tagesgeschäft fällt das leicht unter den Tisch. Ein Blick auf die Bestellhistorie zeigt, ob bestimmte Produkte immer wieder auf dieselbe Weise beschafft werden. In solchen Fällen kann ein vereinfachter Bestellweg sinnvoller sein; bei regelmäßigem Bedarf kommt möglicherweise auch eine längerfristige Vereinbarung mit einem Lieferanten infrage.

Der reine Einkaufspreis bildet die Qualität des Prozesses ohnehin nur teilweise ab. Wenn eine Bestellung intern lange bearbeitet wird oder immer wieder Reklamationen verursacht, relativiert sich ein vermeintlicher Preisvorteil schnell.

Daten einmal erfassen statt mehrfach pflegen

Besonders hartnäckig sind Abläufe, bei denen dieselben Informationen in mehreren Systemen auftauchen. Kundendaten stehen etwa im CRM und parallel in einer Tabelle. Ein Teil davon wird später erneut in die Buchhaltungssoftware übertragen. Sobald sich eine Angabe ändert, beginnt die Mehrfachpflege.

Solche Parallelstrukturen entstehen selten bewusst. Meist kommt im Laufe der Zeit eine neue Anwendung hinzu, ohne dass der bisherige Arbeitsweg vollständig verschwindet.

Prozessverbesserung beginnt deshalb nicht zwangsläufig mit einer weiteren Software. Zuerst lohnt der Blick darauf, wo eine Information ursprünglich entsteht und weshalb sie an anderer Stelle erneut übertragen oder eingegeben wird.

Gute Prozesse fallen im Alltag kaum auf

Ob ein Geschäftsprozess noch zur aktuellen Organisation passt, lässt sich selten am Organigramm erkennen. Deutlicher zeigen es die kleinen Reibungsverluste im Alltag: eine Eingabe, die erneut vorgenommen werden muss, ein Vorgang, der unnötig lange wartet, oder eine Rückfrage, die immer wieder auftaucht.

Regelmäßige Überprüfungen machen solche Stellen sichtbar, ohne dass daraus automatisch ein umfassender Umbau entstehen muss. Mitunter genügt es bereits, einen überflüssigen Freigabeschritt zu entfernen oder eine doppelte Dateneingabe zu vermeiden.

Gute Abläufe bleiben im Arbeitsalltag meist unauffällig – weil sie funktionieren, ohne zusätzliche Arbeit zu erzeugen.